Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu guna melakukan komunikasi satu sama lain secara resmi. Surat resmi ini sendiri ditulis dengan berdasarkan kaidah dan juga aturan yang sudah ditentukan, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat yang wajib jelas dan efektif, serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.
Berikut ini merupakan ciri-ciri surat resmi yang perlu Anda ketahui agar Anda dapat mengenalinya secara mudah, diantaranya:
- Surat resmi memakai bahasa baku sesuai pada kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD, yakni terdiri dari kosa kata, frasa, sampai tata bahasa yang digunakan.
- Surat resmi dibuat dengan memakai bahasa yang singkat, efektif, dan padat, serta mudah dimengerti maksud dan juga isinya.
- Surat resmi tidak memakai bahasa implikasi namun menggunakan bahasa eksplisit.
- Dibentuk dengan sedemikian rupa seperti full block baik itu semi block maupun indented block.
- Pada bagian kop surat merupakan bagian dimana disebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Bagian-bagian surat resmi didalamnya dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan dan lampiran kalau memang ada.
- Surat resmi memerlukan stempel maupun cap khusus guna keadaan khusus.
- Surat resmi memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku.
Surat ijin resmi strukturnya lebih kompleks. Bahasa yang digunakan di dalam surat juga lebih kaku karena memakai bahasa formal. Berikut struktur pembuatan surat undangan yang resmi:
- Kepala Surat. Bagian kepala surat berisi identitas dari pembuat surat mulai dari nama, logo, alamat, nomor telepon, hingga email.
- Nomor dan Tanggal. Pada surat resmi, tanggal dan tempat pembuatan surat memakai format misalnya Yogyakarta, 6 Juni 2023. Sementara nomor surat biasanya gabungan angka dan huruf sesuai dengan nomor berkas dari masing-masing instansi.
- Perihal. Bagian ini diisi dengan pokok atau inti dari surat undangan. Misalkan agendanya adalah rapat tahunan.
- Identitas Penerima. Pada bagian ini, Anda perlu menuliskan nama dan alamat penerima undangan.
- Salam Pembuka. Bagian ini biasanya hanya terdiri dari satu kalimat dengan awalan huruf kapital dan akhiran tanda koma.
- Isi Surat. Dalam isi surat, Amanda perlu menjelaskan maksud dan tujuan secara jelas, padat, dan singkat.
- Informasi Acara. Selanjutnya adalah menuliskan detail informasi acara seperti tempat, waktu, hingga estimasi durasi acara berlangsung.
- Agenda. Beberapa undangan resmi perlu mencantumkan agenda atau susunan acara agar informasi yang diberikan semakin lengkap.
- Salam Penutup. Undangan resmi perlu salam penutup sekitar 1 hingga 2 baris kalimat. Biasanya berisi permohonan kehadiran hingga ucapan terima kasih.
- Tanda Tangan dan Stempel Pihak Pengirim. Terakhir adalah identitas pengirim surat dengan membubuhkan tanda tangan dan stempel resmi.
 | ||
| Nomor | : 201/OSIS/X/2023 | Bandung, 12 Oktober 2023 |
| Hal | : Surat Ijin | |
| Lampiran | : 1 berkas | |
Yth. Orang Tua Murid Kelas IX Di tempat, Dengan ini, kami menyatakan bahwa pengurus OSIS SMP Putra Bangsa bermaksud mengadakan studi banding ke SMP Negeri 13 Surabaya. Kegiatan ini akan kami laksanakan pada Hari/tanggal : Jumat, 13 Oktober 2023 Waktu : 08.00 - 11.00 WIB Jumlah peserta : 40 peserta didik dan 2 guru pendamping Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami berharap Bapak/ Ibu Kepala Sekolah dapat menerima kunjungan kami. Agar kegiatan dapat berjalan sesuai dengan yang kami rencanakan, kami sertakan daftar pertanyaan yang ingin kami diskusikan terkait pengembangan kegiatan ekstrakurikuler SMP 13 yang ingin kami pelajari. | ||
| Mengetahui, Kepala Sekolah ttd Agus Supomo | Hormat kami, Ketua OSIS SMP Putra Bangsa, ttd Gilang Perdana | |
Demikian pembahasan mengenai Menulis Surat Ijin Resmi. Semoga tulisan ini bermanfaat.
Sumber : Buku Bahasa Indonesia Kelas VIII Kurikulum Merdeka, Kemendikbud
0 komentar:
Post a Comment
Mohon tidak memasukan link aktif.